議会運営の効率化を推進

急激に進む社会情勢、近年、店頭で商品の説明や契約書の作成などタブレットを用いての対応が常識になっている。一方で議会運営などでは膨大な資料を抱えて奮闘している現状に非常に違和感が有る。学校での授業もタブレット導入が進んでいる現状を見ると、議会運営も変わるべきではないか。

株式会社某メーカーは、自治体向け「議会運営支援ソリューション」を2015年3月25日に販売開始した。本ソリューションは、タブレット端末を用いたペーパーレスの議会運営において、タイムリーにメッセージを送受信できるシステム。議会中に突発する議長への指示などを該当者のタブレット端末にポップアップ表示することで、円滑な議会進行を実現する。

事務局はメッセージ作成画面で文字を入力し、指定した相手のタブレット端末に簡単にメッセージを送信できる。受信メッセージはポップアップ形式で表示されるため、議長や答弁者は受け取った指示や依頼にタイムリーに気づけ、突発する答弁の訂正などに迅速に対応できるという。

送信先をアドレス帳にあらかじめ登録できるため、送信の際はリストから選択するだけ。メッセージ内容も事前に登録できるため、使用頻度の高いメッセージや使用する可能性の高いメッセージについては、議会中の文字入力を省いて、より迅速に情報を伝達できる。

価格(税別)は、サーバーライセンスが60万円、クライアントライセンスが1~20ユーザーの場合で2万円/デバイス。ユーザー数が増えるに従い、単価が下がるボリュームディスカウントを採用する。保守費用、サーバー、無線LAN環境などは別途必要。

なお、ベースとなるのはペーパーレス会議システム「WebコアConference」。紙の資料の代わりに、富士通製Androidタブレット、Windows端末、iPadなどのスマートデバイスを活用する会議システム。発表者の画面操作に合わせて、会議参加者の端末に資料やポインタを表示し、画面を同期させることで参加者全員がリアルタイムに着眼点を共有できるシステム。

寒川町議会でも、平成27年2月より議会(議員定数18人)と執行部双方において、タブレット端末とクラウドを用いた「文書共有システム」を導入しました。これは、インターネットを介し、クラウド上にあるデータ(議案や資料)をタブレット端末で見ながら会議などを行うものです。
これは、年間約10万枚の紙資料のペーパーレス化や情報共有のスピード化、会議運営の効率化などを図ることがねらいです。

なお、データはすべて暗号化されるなどのセキュリティ対策により、外部への情報流出やメールのような誤送信の心配もありません。2月・3月の会議では紙資料と併用しながらタブレット会議を実施し、年内中の完全ペーパーレス化を目指していきます。

導入経緯

議会関連資料に膨大な紙が使用されており、数年前からペーパーレス化が検討課題となっていました。このような中、タブレット端末を使用したペーパーレス化に向けた本格検討を昨年1月から開始し、調査研究、実証実験などを重ねてきました。

その結果、ペーパーレス化が図られ、安全性が確保でき、業務効率の向上も見込まれることから、議会審議や議員活動などにタブレット端末を活用していくことになりました。

期待される効果

・ペーパーレス会議で膨大な紙資料を削減
・印刷コスト、配布コスト、手間の削減
・各種資料を即座に共有・配信
・事前閲覧が簡単になり、会議進行がスピードアップ
・カラー資料で閲覧でき画像や動画の閲覧も容易なた
め、より効果的な資料作成が実現
議会活動の質の向上と議会運営の効率化

「議会運営支援ソリューション」の特長

1.指定したタブレット端末に簡単にメッセージを送信可能

文字を入力して送信先を選択するだけで、指定したタブレット端末にメッセージを簡単に送信できます。たとえば、議長に答弁の訂正を伝える場合や、答弁者に発表の順番を伝える場合に活用できるため、紙による伝達が不要となり、円滑な議会運営が可能となります。

2.アドレス帳やメッセージの定型文を事前に作成、登録可能

送信先をアドレス帳にあらかじめ登録できるため、送信の際はリストから選択するだけで簡単にメッセージを送ることができます。さらに、メッセージ内容も事前に登録できるため、使用頻度の高いメッセージや使用する可能性の高いメッセージについては、事前に登録しておくことで議会中の文字入力が不要となり、より迅速に情報を伝達することができます。

3.受信メッセージをポップアップ形式で画面に表示

資料を閲覧しているタブレット端末の画面にポップアップ形式でメッセージを表示するので、受信者はタイムリーに情報を確認することができます。

住民サービス向上につながる。

このシステムを導入することにより大変便利になる。各種委員会へ膨大な資料を持ち運ぶことがなくなる。また、一般質問における、事案の画像などを確認してもらう場合、各議員、理事者に即座に配信閲覧できること、文書の差し替えも全員に瞬時にできる等、あらゆる面で効率的、経費節約、無駄な労力が削減できその分住民サービス向上につながることが期待できる。

現在、多くの自治体でタブレット導入が広がっている。企業努力によって情報技術の進化する高度化に伴い急速に広がることは間違いない。藍住町でも議会改革のひとつと捉え同システムの導入に向けて取り組んでいく。 

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